Hoe verhoog ik de rentabiliteit van een polis conversie?

Het omzetten van een verzekeringspolis naar een andere productvorm of administratiesysteem wordt vaak als een kostbare, lastige, langdurige materie beschouwd die bovendien vaak nog handmatig wordt uitgevoerd. Bij conversies naar aanleiding van een (portefeuille)overname heeft men bovendien onvoldoende kijk op de voortgang gedurende zo’n conversie periode.Een systematische aanpak volgens een goed vastgelegde methodiek zal dergelijke processen aanzienlijk verbeteren.

Polis conversieszijn nodig wanneer we een verzekeringsproduct naar een andere vorm willentransformeren. Dat kan zijn om verschillende redenen zoals een bestaande polis teverrijken en standaardiseren, bijvoorbeeld volgens het SIVI AFD model(rationalisatie), om een polis van provinciaal naar volmacht te brengen(overvoer) of om een polis naar een ander product over te zetten (oversluiten).Zo vormen conversies vandaag de dag bijna een standaard taak binnen eenorganisatie.

In het geval vaneen aangekochte portefeuille is het van extra belang dat we deze in de ‘veiligehaven’ van de eigen organisatie brengen; met andere woorden de polissen zo snel mogelijk naar het eigen polis administratiesysteem migreren. Daarmee is eronmiddellijk inzicht op de gemaakte investering en kan er gemonitord worden opde klantbewegingen en het rendement van de aangekochte portefeuille.

De aanpak vanzo’n conversietraject verschilt van organisatie tot organisatie. Van handmatigeovervoer tot hybride vormen van mens & techniek. De impact op de organisatie is groot en reeds overvolle agenda’s van verschillende afdelingeng aan gebukt onder de druk van zo’n traject. Het gevolg is regelmatig een ‘adhoc’ werkwijze waarbij planning, vastlegging van conversieregels, afspraken en kwaliteitsbewaking onvolledig of zelfs afwezig zijn. De opgedane kennis wordtniet verankerd in de organisatie en daarmee is iedere volgende conversie weer een uitdaging. Ook is men vaak onbewust van de mogelijkheden die softwaretechniek(meer dan enkel het gebruik van Excel) in een conversietraject kan spelen of beschikt men niet over de juiste technische kennis binnen de organisatie. Kortom,een niet goed uitgevoerde conversie kan leiden tot hogere uitstroom, meer drukop klantenservice en uiteindelijk een slechter rendement.  

Een systematische en methodische aanpak met de juiste samenstelling van projectleden brengt inzicht, beheer en snelheid in conversietrajecten. ‘Systematisch’ vanwege een goed doordacht stappenplan dat bestaat uit samenhangende activiteiten die inlogische volgorde worden uitgevoerd. ‘Methodisch’ omdat er gewerkt wordt opbasis van kennis en ‘best practice’ expertise met behulp van de juiste technische ‘tooling’. Het samenstellen van een klein team van interne enexterne specialisten is de eerste stap. Dit team bestaat uit cross-functionele specialisten die een conversie snel en adequaat volgens een vast draaiboek opde rit zetten en succesvol uitvoeren.

Op basis van eenvast stappenplan passeert het proces verschillende fases zoals bijvoorbeeld deinitiële portefeuille analyse, productinrichting (mapping & vertalingen),data verrijking, bepaling van aannames, doorrekenen van de portefeuille op basisvan de werkelijke premies en acceptiecriteria, de conversie zelf en verwerkinguitval. Kennis en techniek spelen hier een cruciale combinatie.

Techniek endataverrijking zijn succesfactoren bij conversies. De techniek helpt bij het zoeken naar vastigheid bij conversies door het aanleggen van een conversiedatabase. Het onderdeel waar de portefeuille in eerste instantie gehuisvestwordt om vervolgens onderworpen te worden aan diverse kennisregels, dataschoonmaak- en standaardisatie acties, verrijking, mapping, vertalingen en analyses. Daarmee wordt tevens de conversiekennis voor een organisatie vastgelegd en continue verrijkt. De database vormt ook een flexibele basis omnieuwe technieken op toe te passen zoals die van openAI, bekend van ChatGPT.

De andere belangrijkesuccesfactor is het verrijken van data. Door de legio bronnen van zowel bekendeals onbekende data leveranciers kunnen we tot een rijkere dataset komen. Daarnaastkan met het inzetten van selfservice klantportalen ook voor een belangrijk deelin ontbrekende gegevens worden voorzien en kunnen aannames met de klant wordenbevestigd. Slimme workflow bevordert klant interacties zodat via het klantportaal de gewenste resultaten in korte worden behaald.

Tenslotte verwerkt de conversiesoftware de uiteindelijke data naar het doelsysteem zoals ANVA,Level7, Dias, Axon, etc. De conversiesoftware bevat een uitgebreide set aanlogica die de polisdata op een juiste wijze samenstelt voor een perfecte prolongatie met minimale uitval en een correcte verwerking van de financiëleadministratie.

Op basis van deze systematiek en methodiek zijn er reeds miljoenen polissen op succesvolle wijze geconverteerd voor intermediaire organisaties, gevolmachtigd agenten, service providers en verzekeraars.

‍